Статьи и исследования

Ищите работу офис-менеджера?

В прежние времена молодежь не считала профессии секретаря, администратора,  престижными. Правда, для тех, кто всем радостям жизни предпочитал покой и возможность бесконечно распивать чаи за разговорами про жизнь, а также для студентов заочного отделения и будущих мам, зарабатывающих стаж перед уходом в декретный отпуск, это были неплохие варианты трудоустройства. Но теперь ситуация изменилась и место офис-менеджера в солидной компании никак нельзя назвать тихой заводью. Хотя бы потому, что любой офис-менеджер сегодня, прежде всего высокопрофессиональный специалист в области управления офисом, нацеленный на постоянное самосовершенствование и карьерный рост.

Круг обязанностей

В разных компаниях обязанности  офис-менеджера сильно отличаются. Остается только удивляться, что везде его называют, одинаково, офис-менеджер. На офис-менеджера, помимо обычных секретарских обязанностей могут возлагаться координация деятельности служб компании, исполнение поручений сотрудников. Результаты работы офис-менеджера, возможно, не всегда заметны, зато проколы сразу же порождают очевидный хаос в жизни организации. Поэтому если вы всерьез присматриваетесь к очень востребованной ныне профессии офис-менеджера, будьте готовы выполнять ряд обязанностей:

  • Вести делопроизводство;
  • Обеспечивать жизнедеятельность офиса (организация закупки канцтоваров, доставки воды, контроль за наличием бумаги в принтерах, ксероксах и многое другое);
  • Организовывать командировки руководства и сотрудников;
  • Готовить первичную бухгалтерскую документацию;
  • Решать административные вопросы (аренда здания, уборщицы, водители, секретари и многое другое);
  • Осуществлять первичные маркетинговые исследования рынка;
  • Внедрять новые формы организации работы;
  • Осуществлять подбор, руководство и обучение подчиненного персонала;
  • Поддерживать психологический комфорт внутри коллектива;
  • Иметь представительские полномочия (в госорганах и т.п.).

Кто может стать офис - менеджером?

Большинство работодателей видят на  должности офис-менеджера молодую женщину до 30 лет с высшим гуманитарным образованием, лучше всего психологическим. Хотя некоторые работодатели требуют наличие технического образования и хороший профессиональный и жизненный опыт. Хорошие шансы выгодного трудоустройства и у выпускниц экономических и бухгалтерских факультетов. Предполагается, что человеку, занимающему позицию офис-менеджера, необходимо владеть искусством делового общения и правилами делового этикета, хорошо разбираться в законах, экономике, хорошо владеть персональным компьютером, а также кроме стандартного Ms Office знать несколько специализированных программ, например таких как, CorelDraw , PhotoShop, Power Point и 1С,  и иметь уровень знания английского языка хотя бы  разговорный. Отсюда и обязательное требование наличия высшего образования.

Впрочем, если не иметь опыта практической работы в данном профессиональном амплуа, то может потребоваться специальная подготовка. Основные знания, требующиеся офис - менеджеру, можно получить на краткосрочных курсах. Обычно их программа рассчитана на два-три месяца, в течение которых человека ознакомят с азами управления персоналом, деловым этикетом, ведением  делопроизводства и документооборота, а также обучат разным компьютерным программам, с помощью которых осуществляется современное делопроизводство. Главная практическая польза от таких курсов появление у офис-менеджера чувства уверенности в себе.

Именно поэтому лучше всего выбирать для карьерного старта скромное место в небольшой фирме. Конечно, там вряд ли будут платить достойную заработную плату, зато удастся  набить руку в профессии офис-менеджера и заработать определенный трудовой стаж. Некоторые руководители готовы брать на должность офис-менеджера человека без опыта работы, но который хорошо знает компьютер и способен уверенно общаться по телефону, так как  через год работы человек вырастает в профессиональном плане, набирается необходимых знаний и навыков, необходимых для профессионального офис-менеджера и как следствие существенное повышение заработной платы и карьерный рост.  Опытный офис-менеджер сегодня зарабатывает в среднем 1000 - 1700 долларов, начинающему же специалиста, конечно, приходится рассчитывать на несколько меньшую сумму примерно в 600 - 800 долларов.
 
Необходимые качества

Если говорить о наиболее востребованных личностных чертах офис-менеджера, то помимо знаний и высшего образования работодатели обычно желают видеть в качестве хозяйки своего офиса привлекательную девушку с приятным характером, энергичную, аккуратную, ответственную, умеющую находить подход к любому сотруднику. Презентабельная внешность одно из наиболее распространенных условий  для любого сотрудника, в обязанности которого входит работа с клиентами компании. Конечно, мало кто станет требовать от офис-менеджера соответствия модельным стандартам, хотя такое встречается, достаточно иметь ухоженную внешность и быть человеком приятным в общении.

Следующее необходимое качество - навыки природного психолога. Обстановка в современном офисе далеко не всегда напоминает райский сад, при этом не в одном штатном расписании не предусмотрена должность внутреннего миротворца. Часто, именно на офис-менеджера экономное руководство навешивает функции несуществующих сотрудников, например обязанности менеджера по персоналу и психолога в одном лице, и тут без личных талантов и определенного жизненного опыта не обойтись.

Карьерные перспективы

Как правило, позиция офис-менеджера уже рассматривается  как некой ступенькой успешной карьеры, так как офис-менеджерами становятся обычно секретари приемной, секретари офиса. Дальнейшее продвижение по карьерной лестнице зависит от структуры компании, но больше от того, на что будут направлены интересы самого человека, можно стать личным помощником, административным директором, возглавить службу персонала компании или перейти в определенный отдел. С точки зрения карьерного роста позиция офис-менеджера очень выигрышная, так как человек, который работает на этой позиции, полностью знает всю структуру компании, каждый нюанс работы офиса и взаимодействия между сотрудниками, является настоящим универсалом и незаменимым сотрудником.


 

Подписаться на свежий обзор зарплат

Ваше имя*

Ваш E-mail*

Нажимая кнопку "Подписаться", я даю свое согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ "О персональных данных", на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности.
Обзор зарплат в отраслиСайт Группы кадровых агентств КАУС

г. Москва, Шлюзовая наб., д. 6, стр. 4
Телефон: (495) 660-35-40
г. Санкт-Петербург, Митрофаньевское шоссе, д. 2. Телефон: (812) 615-80-39
e-mail: mail@kaus-group.ru

© 2019 Кадровое агентство
«КАУС-Секретарь»

Политика конфиденциальности